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Zeitmanagement – die ALPEN-Methode fürs täglich Brot

Donnerstag, den 19. Juni 2008 von Michael Häfelinger
Kategorie: Nützliches, Selbst- und Zeitmanagement

Sonia hat in diesem Blog bereits viele Tools zum Zeitmanagement veröffentlicht. Zu dieser Liste möchte ich ein Verfahren hinzufügen, dass sich in meiner Praxis sehr bewährt hat: Die ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert. Damit lassen sich die täglichen To-do-Listen auf eine einfache und sehr effektive Weise organisieren.

Der Begriff „ALPEN-Methode“ leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der fünf Elemente ab, aus denen sie sich zusammensetzt:

Aufgaben aufschreiben

Im ersten Arbeitsschritt werden alle Aufgaben für den Tag in einer einfachen To-do-Liste gesammelt.

Länge einschätzen

Im zweiten Schritt wird die erforderliche Zeit für jede Aufgabe geschätzt.

Pufferzeiten einplanen

„Ja, mach nur einen Plan
sei nur ein großes Licht
und mach dann noch ’nen zweiten Plan
gehn tun sie beide nicht.“

Berthold Brechts Zitat aus der Dreigroschenoper gilt für Zeitplaner in besonderem Maße. Weil erstens immer alles anders kommt, als man zweitens denkt, sollte man Zeitreserven für das Unvorhergesehene vorsehen. Insgesamt sollten nicht mehr als zwei Drittel des Tages verplant werden, um für Eventualitäten gerüstet zu bleiben.

Entscheidungen treffen

Wenn das Aufgabenspektrum, der Zeitbedarf und die verfügbare Zeit so gegenübergestellt werden, wird meist eines deutlich – die Zeit reicht nicht! Nun gilt es Entscheidungen zu fällen, was wichtig(er) ist, was zeitlich mehr drängt, was delegiert werden kann – kurz: es müssen Prioritäten gesetzt werden. Zur einfachen wie wirksamen Aufteilung in A-, B- und C- Aufgaben empfehle ich zum Beispiel diesen Blog-Beitrag von Sonia.

Nachkontrolle

Am Ende des Tages steht die Erfolgskontrolle:

  • Welche Aufgaben wurden erledigt?
  • Was kam an unvorhergesehenen Aufgaben herein?
  • Wie lange habe ich wofür gebraucht?
  • Was steht noch aus?

Das Erledigte wird hinsichtlich des Zeitbedarfs ausgewertet, Nicht-Erledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen. Aus dem regelmäßigen Vergleich zwischen dem geschätzten und dem tatsächlichen Zeitaufwand entsteht mit der Zeit eine Routine, den Zeitaufwand realistisch einzuschätzen.

Ein einfaches Schema für einen solchen Tagesplan nach dem ALPEN-Raster könnte folgendermaßen aussehen:

ALPEN-Methode

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