Wir alle kennen und viele hassen es, aber es bleibt dabei: der Teufel steckt im Detail. So auch beim Vorsteuerabzug (ausführliches hier). Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Empfängers ist eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung gem. § 14, 14a UStG. Ohne ordentliche Rechnung also keine Verrechnung mit der selbst fakturierten MwSt.
Die „ordentliche“ Rechnung enthält:
- Vollständigen Namen und Anschrift des leistenden und des empfangenden Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers
- Ausstellungsdatum
- einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge, Art und Beschaffenheit der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgegliedertes netto Entgelt (steuerbefreit, halber Steuersatz, voller Steuersatz)
- der jeweils anzuwendende Steuersatz sowie den auf das entsprechende Entgelt entfallenden Steuerbetrag in €
- Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung
Bei wiederkehrenden Leistungen (z.B. Miete, Wartung u.ä) kann auch der Vertrag als Rechnung angesehen werden, wenn alle genannten Kriterien im Vertrag enthalten sind!? Für den Vorsteuerabzug ist dann der entsprechende Zahlungsbeleg erforderlich.
Abschließend noch zwei Hinweise: Elektronische Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts sicher stellen. Dies kann bisher nur durch elektronische Signatur erfolgen (mehr dazu hier). Die inzwischen häufig verwendeten pdf-Dateien dürften diese Anforderungen nicht erfüllen!! Auf Thermopapier erstellte Rechnungen (Post, Tanken u.ä.) sollten in jedem Fall kopiert werden, da auch verblasste Angaben als fehlende Angaben ausgelegt werden (können).