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"UnternehmerCoaches
Häfelinger, von Trotha
Partnerschaft Unternehmensberater

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Kreuzbergstr. 30
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10965 Berlin

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Fax.: 030 / 29 77 03 94
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Um dem Corona-Virus zu begegnen, müssen und wollen Mitarbeitende zum eigenen Gesundheitsschutz oder zur Betreuung der Kinder zu Hause bleiben. Um gleichzeitig arbeiten zu können, wird in vielen Unternehmen die Möglichkeit zum „Home-Office“ gegeben oder ausgeweitet. Viele Unternehmen haben aber mit dieser Form der Zusammenarbeit gar keine oder nicht in dem großen Stil erforderlich Erfahrung.

Wie kann es gehen? Hier einige Tipps, wie die Zusammenarbeit aus der Ferne gelingen kann.

  1. Gehen Sie voran
  2. Glauben Sie daran, dass es geht
  3. Investieren Sie: schaffen Sie Infrastruktur und Wissen
  4. Führen Sie Ihre Mitarbeitenden I: Klare Aufgaben
  5. Führen Sie Ihre Mitarbeitenden II: Menschliche Nähe
  6. Führen Sie Ihre Mitarbeitenden III: Strukturen vereinbaren
  7. Üben Sie sich in Geduld

1.  Gehen Sie voran

In den Zeiten der Unsicherheit wird von Ihnen mehr denn je Führung erwartet. Wie machen Sie das Unternehmen – und damit die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden – zukunftsfest? Entwickeln Sie einen Plan, wie Sie durch die Krise kommen wollen – mit verschiedenen Szenarien des Krisenverlaufs. Kommunizieren Sie diesen und zeigen Sie, was Mitarbeitende beitragen können und wie die Zusammenarbeit aus der Ferne in einem so genannten „Remote Team“ funktionieren kann.

2.  Glauben Sie daran, dass es geht

Warum sollten Sie von dem Glauben abrücken, dass Remote-Arbeit nicht oder nicht so gut geht?

  • Erstens: Andere Unternehmen schaffen das auch.
  • Zweitens: Sie haben gar keine Wahl.
  • Drittens: Das könnte für die Zukunft interessante Perspektiven eröffnen.

Natürlich kann und soll die Telearbeit nicht die reale Zusammenarbeit ersetzen – aber sie soll die Handlungsoptionen erweitern. Sehen Sie die Krise als Chance, dies einmal konsequent für sich zu testen.

3.  Investieren Sie: schaffen Sie Infrastruktur und Wissen

Ergreifen Sie diese Chance. Richtig. Dazu gehört, nicht an Geld für Software (ist meist gar nicht so viel) und an Zeit zu sparen, um sich vernünftige Strukturen zu schaffen.

Wichtig dabei: Wer weiß was? Wer kann Support leisten? Fragen Sie im Team nach, wer welche Erfahrungen mit welchem Tool hat. Oder wer jemanden hat, den er zu welchem Tool fragen kann. Sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass alle Teammitglieder durch eine möglicherweise erforderliche Installation/Anmeldung geführt werden und eine vernünftige Einführung in die Nutzung erhalten.

Folgende Funktionen sind aus meiner Sicht unerlässlich.

  • Zugriff auf Firmen-Mails. Auf die Mails kann meist unproblematisch zugegriffen (über IMAP) werden. Aber den Zugriff einzurichten, verlangt ein bisschen technischen Sachverstand.
  • Zugriff auf die Firmenkontakte. Das sind sensible Daten. Deshalb ist jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt, um ein CRM (Customer Relation Management) mit Web-Schnittstelle einzuführen. Und mal über die Pflege von Kontaktverläufen („contact histories“) nachzudenken. Viel Erfahrung mit Adressverwaltung hat bspw. das Adressverwaltungs-Urgestein Cobra, bei dem auch eine webbasierte Lösung angeboten wird (das ist aber eher die große Lösung).
  • Zugriff auf die Dokumente. Checken Sie hierbei Ihre Datenschutz-Erfordernisse. Ist ein VPN (Virtual Private Network) erforderlich? Oder reicht eigentlich ein Cloud-Speicher? Auch hier gilt: Legen Sie Ihre Daten nicht einfach in die Cloud, achten Sie auf Verschlüsselung. Wir nutzen bspw. BoxCryptor, um die Daten zu verschlüsseln, bevor sie in der Cloud landen.
  • Wichtig hierbei: Verfügen die Mitarbeitenden im Home-Office über die erforderliche Software, um die Dokumente bearbeiten zu können? Typische Office-Anwendungen sind in der Regel kein Problem, aber spezielle Programme sind oft teuer und nicht selbstverständlich vorhanden. Und Unterschiede im Betriebssystem und den dazugehörigen Anwendungen gibt es auch noch… Lösungen können Lizenzpakete oder Cloud Computing sein, bei dem die Anwendung im Netz läuft (z.B. Office 365 von Microsoft).
  • Kommunikationstools:
    • Hier nutzen wir mit Kunden häufig Skype, weil das vielen vertraut ist. Alternativ nutzen wir Webex von Cisco. Empfohlen wurde uns auch gotomeeting.com oder zoom.
    • Telefonkonferenzen: Im Netz gibt es verschiedene Möglichkeiten, Telefonkonferenzen einzurichten. Wir nutzen den Service von meebl.de.
    • Interne schriftliche Kommunikation: Mails – oder doch mal einen Messenger erproben? Viele Unternehmen nutzen zurzeit Slack.
  • Aufgabenmanagement: Wie komplex muss es sein: Reicht Microsoft To Do oder soll es etwas mehr sein. Erproben Sie Trello oder wie wir UnternehmerCoaches MeisterTask. Wenn’s richtiges Projekt­management sein soll, bieten sich z.B. Openproject oder Asana an.
  • Mit Collaboration Tools können Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Microsoft hat für ein halbes Jahr das Paket „Teams“ freigeschaltet, auch über GoogleDocs können Sie Dokumente gemeinsam bearbeiten. Aber Vorsicht: Für Google & Co. ist Datenschutz ein Fremdwort. Bezahllösungen bieten meist erheblich höhere Datensicherheit.

Dabei kann es hilfreich sein, Infrastruktur ins Home Office zu verlagern, statt die Kollegen mit dem eigenen Equipment rumwerkeln zu lassen. Gerade bei Computern ist das „Bring your own device“ (BYOD) technisch und datenschutztechnisch häufig viel schwieriger und azfwändiger, als den voll eingerichteten Rechner zu Hause „einzustöpseln“. Außerdem vermeidet das Nutzungskonkurrenzen im Home Office, wenn zwei Personen von zu Hause arbeiten sollen, aber nur ein Rechner zur Verfügung steht.

4.  Führen Sie Ihre Mitarbeitenden I: Klare Aufgaben

Ein zentraler Punkt der Führung ist Klarheit bei den Aufgaben. Deshalb:

  • Leiten Sie aus dem Krisenplan bewältigbare Aufgaben ab.
  • Klären Sie die Prioritäten – am besten gemeinsam. Und streichen Sie nicht zwingend erforderliche Aufgaben.
  • Verteilen Sie abgeleiteten Aufgaben nach Fähigkeiten und Ressourcen.
  • Vereinbaren Sie regelmäßige Feedbacks z.B. im Rahmen eines virtuellen „Daily Scrum“ – jeden Tag eine 15-minütige Konferenz mit allen Team-Mitgliedern, was vom Anstehenden bereits erledigt werden konnte und was nun ansteht.
  • Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen zur Aufgabenerfüllung bereit – aber denken Sie auch an praktische Entlastung der Mitarbeitenden. Wie sollen bspw. Transporte von und zu den Mitarbeitenden organisiert werden? Kann ein solcher Transportdienst die Mitarbeitenden auch bei privaten Dingen entlasten?
  • Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden zu eigenverantwortlichem Handeln. Geben Sie bspw. einen Budgetrahmen für Einkäufe von Material & Co.

5.  Führen Sie Ihre Mitarbeitenden II: Menschliche Nähe

Remote und menschliche Nähe? Aber natürlich!

Es geht wie immer um Wertschätzung. Zeigen Sie, dass die Mitarbeitenden gebraucht werden. Aber es geht nicht nur um die Erledigung von Aufgaben.

Teams sind soziale Systeme, in denen es um Solidarität und Zugewandtheit geht. Deshalb: Fragen Sie regelmäßig nach, wie es den Mitarbeitenden geht. Ermuntern Sie sie, sich über den Umgang mit der Krise auszutauschen. Machen Sie dies zum Inhalt Ihrer virtuellen Treffen.

Sorgen Sie für ein „Musketier-Gefühl“ im Team: „Einer für alle, Alle für einen“.

6.  Führen Sie Ihre Mitarbeitenden III: Strukturen vereinbaren

Vereinbaren Sie mit den Mitarbeitenden Tages-Strukturen und Kommunikationsregeln. Klären Sie dabei die Erwartungen und Wünsche im Team.

Klären Sie z.B. folgende Fragen:

  • Wie schnell wird worauf eine Antwort erwartet?
  • Wie kennzeichnen wir Wichtiges?
  • Wie klären wir Prioritäten?
  • Welche Pausen machen wir klugerweise (z.B. auch um Einkäufe zu erledigen)?
  • Ist in der Firmenkommunikation alles nur Arbeit oder dürfen private Probleme oder Aufheiterungen da auch rein (wir empfehlen ein „Ja, in Grenzen“)
  • Wer kann wen bei was vertreten, wenn jemand ausfallen sollte?

7.  Üben Sie sich in Geduld

Natürlich wird nicht alles gleich wie am Schnürchen laufen. Üben Sie sich in Geduld – das muss erst alles anlaufen. Vergessen Sie nicht: Es ist ein Investment!

Entwickeln Sie eine Fehlertoleranz – und einen Fehlerkultur, um daraus zu lernen. Ermutigen Sie sich und Ihre Mitarbeitenden über die Dinge zu sprechen, die nicht gut laufen – technisch, in der Zusammenarbeit, persönlich.

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Konstruktive Kommunikationskultur

Dienstag, den 12. November 2019 von Michael Häfelinger
Kategorie: Angebotene Beratungsleistungen, Führung, Kommunikation

Die Kommunikationskultur ist der erste Spiegel der Unternehmenskultur. In der Kommunikation wird deutlich, wie die Menschen im Unternehmen zusammenarbeiten. Wird die Kommunikation verbessert, verbessert sich sowohl das Ergebnis als auch die Prozesse und das Klima im Unternehmen.

Worum geht es bei der konstruktiven Kommunikationskultur?

Ziel der  Unternehmenskommunikation ist es, konstruktiv die beiden Aufgaben des Unternehmens – Leistungserbringung und innerer Zusammenhalt – zu stützen. Insofern hat sie beide Aspekte angemessen zu berücksichtigen – was aber nur selten gelingt. Eine knappe Kommunikation als Ergebnis einer zu engen Fokussierung auf die Aufgabe ist dabei genauso zu beobachten wie falsch verstandene Rücksichtnahme, die den sozialen Aspekt überbetont.

Wie unterstützen wir Sie bei der konstruktiven Gestaltung der Kommunikationskultur?

Bei der Entwicklung der Unternehmens-Kommunikation geht es nicht nur um Wissen und Kommunikationstechniken. Konstruktive und wertschätzende Kommunikationskultur ist zentral eine Frage der inneren Haltung und der Aufmerksamkeit für das Gegenüber.

Wertschätzend zu kommunizieren kann man lernen. Deshalb vermitteln wir Ihnen Theorie und begleiten Ihre Praxis der Kommunikation – beginnend bei den Grundlagen von Kommunikation über die Kommunikation im Team bis hin zu Interkultureller Kommunikation oder der Förderung einer  dialogischen Kommunikation als wichtige Grundlage für Innovationsfähigkeit – als individuelle Begleitung, in Team-Workshops oder als kurzweilige Vorträge.

An wen wendet sich unser Angebot?

Die konstruktive Gestaltung der Kommunikationskultur ist für alle Unternehmen und Teams interessant, die das diffuse Gefühl haben, dass genau dort die Ursache mancher Probleme liegt. Aber Kommunikation ist nicht nur ein Problem, sondern auch ein Potenzial. Wer gut kommuniziert, weiß welcher Wert genau darin liegt.

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Nachfolge bei Hausverwaltungen

Mittwoch, den 19. Juli 2017 von Harald v. Trotha
Kategorie: Führung

Die Veränderung von Märkten und Prozessen wirkt sich nachhaltig auf die erfolgreiche Regelung von Unternehmensnachfolgen aus. In traditionellen und etablierten Branchen stehen Änderungen bevor, die die Struktur der Anbieter grundlegend verändern wird. Im Bereich der Hausverwaltungen sehen wir solche Änderungen bald kommen:

  1. Die Marktstruktur ist von inhabergeführten Unternehmen geprägt.
  2. In den nächsten 5 Jahren stehen viele dieser Unternehmer/innen vor der Nachfolgefrage.
  3. Technische Innovationen und die Digitalisierung bieten hohe Kostenvorteile.
  4. Regulatorische Maßnahmen stellen hohe Anforderungen an Prozesse und Dokumentation.
  5. Hoher Investitionsbedarf in den nächsten 5 Jahren.
  6. Einzelunternehmen müssen vor der Nachfolge einige Rechtsfragen lösen.
  7. Es gibt Interessenten, die Marktanteile suchen, um Skaleneffekte auf zu bauen.

Wir Unternehmercoaches begleiten seit einigen Jahren erfolgreich Nachfolgeregelungen. Derzeit führen wir mit einer Befragung von Hausverwaltungen eine Situationsanalyse für den Raum Berlin und Brandenburg durch. Hier geht es zu unserem -> fragebogen-nachfolge-hausverwaltung. Sie können diesen anonym an uns zurück senden. Wenn Sie Interesse an der Auswertung haben, senden Sie uns bitte ein Mail an coaches(at)unternehmercoaches.de.  Ebenso, wenn Sie Interesse an weitern Informationen haben.

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Mindestlohn

Montag, den 16. Februar 2015 von Sonia Flöckemeier
Kategorie: Aktuelles, Führung, Personal

Seit 1. Januar 2015 gilt bundesweit ein gesetzlicher Mindestlohn für Arbeitnehmer in Höhe von 8,50 € brutto pro Stunde. Die Regelungen und Folgen für die Unternehmen sind hier dargestellt.

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Eskalationsstufen im Konflikt

Montag, den 28. Juli 2014 von Harald v. Trotha
Kategorie: Führung, Mediation / Konfliktlösung

In der Mediation gehen wir davon aus, dass Konflikte zwischen zwei Parteien durch unerfüllte Bedürfnisse entstehen. Diese Konflikte entwickeln sich, je nach Dauer und Beziehung zwischen den Parteien in beschreibbaren „Eskalationsstufen“.  Dazu gibt es unterschiedliche Modelle, von denen ich hier auf die Eskalationsstufen von Friedrich Glasl (hier) eingehen möchte. Weiterlesen

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Dt. Mediationstag 2014 zum Thema „Gerechtigkeit“

Montag, den 17. März 2014 von Harald v. Trotha
Kategorie: Führung, Mediation / Konfliktlösung, Rechtliches

Erstmals bin ich Anfang März auf dem deutschen Mediationstag der Friedrich Schiller Universität, Jena gewesen. Der 2-tägige Kongress mit sicher 400 Teilnehmern widmete sich in unterschiedlichen Vorträge und 5 Arbeitsgruppen dem Thema „Gerechtigkeit in der Mediation“.  Einige aus meiner Sicht wichtige Aspekte möchte ich hier kurz ansprechen….

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Mediationsklausel in Verträgen

Dienstag, den 21. Januar 2014 von Harald v. Trotha
Kategorie: Führung, Mediation / Konfliktlösung, Nützliches, Organisation

Die außergerichtliche Streitbeilegung gewinnt bekannter Maßen immer mehr an Bedeutung. Bereits an vielen Stellen wird ausdrücklich auf den Nutzen der Mediation hingewiesen. Schon beim Abschluß eines Vertrages läßt sich die einvernehmliche Konfliktbeilegung mittels einer Mediationsklausel als Vertragsbestandteil niederschreiben. Diese Klausel bekräftige den Willen der Vertragsparteien, im Streitfalle zunächst einen,…..

von einem Mediator begleiteten und geleiteten Versuch der Konfliktbeilegung zu unternehmen. Wichtige Bestandteile solcher Klauseln sind m.E. :

  1. Schriftliche Erklärung gegenüber dem Partner, daß aus der Sicht einer Partei ein Konflikt vorliegt.
  2. Stellungnahme/ Lösungsvorschlag der anderen Partei zu diesem Konflikt.
  3. Vorschlag einer Mediation und Vorschlag / Benennung eines Mediators.
  4. Ggf. Benennung einer Alternative für den Mediator
  5. Vereinbarung über die Hemmung der Verjährung oder den Verzicht auf die Einrede der Verjährung.
  6. Schutz von Informationen oder Beweismitteln
  7. Kostenteilung für das Verfahren;  Berater/Gutachter und Anwälte zahlt jeder selbst.
  8. Fristenregelungen für die o.g. Schritte

Einige Grundsätze der Mediation sind zusätzlich zu beachten:

  1. Die Mediation erfolgt aus freien Stücken
  2. Der Mediator wird einvernehmlich bestimmt (nicht durch Dritte benannt!)
  3. Die Mediation kann jederzeit beendet werden

Im Internet sind eine Vielzahl an Musterklausen zu finden (z.B. hier). Diese sind häufig einfacher und berücksichtigen nicht alle von mir genannten Aspeckte. Da eine jeweils passende Formulierung nicht ohne rechtlichen Rat übernommen werden sollte, sind meine Hinweise als Ergänzungen zu verstehen.

Ein Rechtschutzversicherer bestätigte mir jüngst für 2013 eine Erfolgsquote der Mediation von ca. 80 % !! Gegenüber den Erfahrungen mit richterlicher Rechtsprechung sind das gewaltige Vorteile, oder?

Berlin / Brandenburg, den 13. Janurar 2014, Harald v. Trotha

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Mediationsklausel in Verträgen

Dienstag, den 21. Januar 2014 von Harald v. Trotha
Kategorie: Führung, Mediation / Konfliktlösung, Nützliches

Die außergerichtliche Streitbeilegung gewinnt bekannter Maßen immer mehr an Bedeutung. Bereits an vielen Stellen wird ausdrücklich auf den Nutzen der Mediation hingewiesen. Schon beim Abschluß eines Vertrages läßt sich die einvernehmliche Konfliktbeilegung mittels einer Mediationsklausel als Vertragsbestandteil niederschreiben. Diese Klausel bekräftige den Willen der Vertragsparteien, im Streitfalle zunächst einen,….. Weiterlesen

Das Modell beruflicher Gratifikationskrisen wurde 1996 von Johannes Siegrist entwickelt. In seinem Ansatz ging es darum, die Entstehung von Burn-Out-Syndromen zu erklären. Auch wenn es ihm dabei vorrangig darum ging, die Entstehung von Erkrankungen zu erklären, kann das Modell auch zur Verbesserung der Motivation herangezogen werden.

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SEPA: europäischer Zahlungsverkehr kommt

Montag, den 20. Mai 2013 von Harald v. Trotha
Kategorie: Finanzierung, Führung, Organisation

Immer wieder hören und lesen wir derzeit von SEPA, dem einheitlichen europäischen Zahlungssystem. Eine lesenswerte Broschüre erklärt, was sich hinter SEPA versteckt und worauf wir unbedingt achten müssen. Diese Ausarbeitung finden Sie hier dihk-bdb-publikation-sepa-countdown, eine kurze Erläuterung folgt…

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