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Liquiditätsfalle Auftragslage

Donnerstag, den 6. November 2008 von Michael Häfelinger
Kategorie: Controlling, Finanzierung, Organisation

Die Werbeagentur hat es geschafft: Zwei Jahre nach der Gründung und vielen Marketing-Anstrengungen kommen endlich die großen Aufträge. Statt eines Flyers hier und einer Homepage dort endlich ein umfassender und gut dotierter Auftrag: das gesamte Corporate Design inklusive einer Broschüre für ein gar nicht so kleines Unternehmen. Statt einer Laufzeit von einem Monat nun Arbeit für 12 Monate – strahlend präsentierte mir die Geschäftsführerin das nun gut gefüllte Auftragsbuch. Alles gut? Dann würde die Überschrift nicht stimmen….

In die Feierstimmung hinein musste ich leider den Zeigefinger des ewig nörgelnden Controllers heben. Mit dem Auftrag waren erhebliche Leistungen wie z.B. der Druck der Broschüre verbunden, die vorfinanziert werden mussten. Gleichzeitig hatten die kleinen Aufträge bisher einen konstanten Geldstrom bedeutet. Nun stand ein Auftrag ins Haus, der erst in einem Jahr abgerechnet werden und dann einen weiteren Monat auf Bezahlung warten würde. Zeit, in der die Agentur ihre Mitarbeiter bezahlen muss, aber selbst keine Einnahmen erzielt. Auch wenn die Liquiditätsreserve zum jetzigen Zeitpunkt deutlich über der geforderten 3-Monatsmarke lag, so war doch abzusehen, dass die vorhandenen Mittel nicht ausreichen würden. Nach einer ersten Schätzung wären der Agentur nach sechs Monaten die liquiden Mittel ausgegangen und es hätten ernsthafte finanzielle Engpässe gedroht.Bei der Liquidität gilt: Immer wenigstens eine Handbreit Wasser unterm Kiel!Ein Unternehmen muss immer und überall zahlungsfähig bleiben. Wenn nicht, entstehen extrem hohe Folgekosten. Unternehmen in finanzieller Not müssen z.B. deutliche Abschläge in Rechnungen oder horrende Zinsforderungen hinnehmen, damit überhaupt Geld in die Kasse gespült wird. In der Baubranche sind auch größere Unternehmen über die Zahlungsmoral ihrer Auftraggeber gestolpert. Weil diese die Zahlungen hinauszögerten, kamen Ingenieure wie Handwerker in die finanzielle Bredouille. Teilweise nutzten die Auftraggeber dies dazu aus, gegen sofortige Zahlung deutliche Abschläge der Forderungen durchzusetzen (s. Artikel VBI).Das galt es unbedingt zu vermeiden. Was haben wir getan?

  1. Wir haben frühzeitig das Gespräch mit der Hausbank gesucht. Diese bot an, den Dispositionskredit deutlich zu erhöhen oder einen  einjährigen Kreditvertrag in Anspruch zu nehmen. Beides erschien uns eine relativ teure Variante, die wir vermeiden wollten. Wir entschieden uns für den Dispositionskredit, da die deutlich höheren Zinsen aufgrund der zu erwartenden kürzeren Laufzeit letztlich die gleichen Kosten verursachen würden. Damit war zum einen die existenzielle Bedrohung abgewendet. Wenn die Agentur den Kreditrahmen in Anspruch nehmen muss, wird es zwar teuer, aber eben nicht unbezahlbar. Zum anderen besteht nun die Möglichkeit, wenn andere Maßnahmen fruchten, ohne Bankkosten über die Runden zu kommen.
  2. Wir haben mit dem Auftraggeber über Abschlagszahlungen gesprochen. Leider war dies nicht Thema der Angebotserstellung und Auftragserteilung gewesen. Sich nun an den Auftraggeber zu wenden, erschien der Geschäftführerin so, als dass sie sich als kleine Agentur „outen“ müsste. Wir bedienten uns eines – zugegebenermaßen sehr künstlichen – Kunstgriffs: Der Steuerberater habe aus Steuergründen die Stellung einer Zwischenrechnung noch in diesem Jahr angemahnt. Da das Ergebnis der wachsenden Agentur im nächsten Jahr noch höher ausfiele, wäre die Abrechnung im nächsten Jahr auf Grund der Steuerprogression mit einer höheren Steuer belegt. Der Kunde der Agentur fand das ganz verständlich und war seinerseits ganz froh, ohne den buchhalterischen Aufwand der periodengerchten Zuordnung Kosten für das laufende Jahr geltend machen zu können.
  3. Als Entgegenkommen wurde dem Auftraggeber im gleichen Atemzug angeboten, die Druckkosten der Broschüre selbst mit der Druckerei abzurechnen und so die sonst fällige „Service-Fee“ – das Honorar der Agentur für die Druckabwicklung – in Höhe von 10% einzusparen. Auch das nahm der Kunde sehr gern an. Damit war ein erheblicher Posten, der mächtig auf die Liquidität gedrückt hätte, auf einen anderen Schreibtisch geschoben. Rechnet man die Zinslast und den Aufwand der Abrechnung gegen die 10% potenzielle Einnahme, so bleibt der entgangene Erlös verschmerzbar.
  4. Zu guter Letzt haben wir mit den externen Auftragnehmern und den freiberuflichen Mitarbeitern abgesprochen, 30% ihres Honorars erst nach Zahlungseingang der Abschlusszahlung auszuzahlen, sicherten Ihnen aber im Gegenzug eine kontinuierliche Zahlung der 70% zu. Auch hier konnten die meisten mit dieser Idee leben. In jedem Fall hatten sie Verständnis für die Situation und erklärten sich einverstanden.

Mit den angestoßenen Maßnahmen reichen die liquiden Mittel laut Planung auch ohne Bankdarlehen zwei Monate über Auftragsende hinaus. Wenn es der Agentur also gelingt, den Auftrag fristgerecht zu erledigen und der Kunde pünktlich bezahlt, entstehen der Agentur keine Kosten. Kommt es zu Verzögerungen, können mit dem Dispokredit weitere Monate überbrückt werden. Von der Existenzbedrohung zu Beginn der Betrachtung sind wir also ein ganzes Stück entfernt.

Kommentare

  • Da hat die Agentur die Kurve aber gerade noch einmal gekriegt …

    In Zukunft wird die Vereinbarung von Abschlagszahlungen wohl bereits zum Angebot gehören, so wie das auch sinnvoll und üblich ist.

    Ein Problem, das oben gar nicht angesprochen wird, ist, dass nicht nur die Zahlung sehr spät kommen kann, sondern eventuell ganz ausbleibt.

    Wenn der Auftraggeber zahlungsunfähig wird, guckt man als Auftragnehmer sehr schnell in die Röhre. Und da ist es ganz gut, wenn man wenigsten die Abschlagszahlungen verbuchen kann.

  • Michael Häfelinger

    Guten Tag Herr Fotograf,

    in der Tat wurde die Lektion „Abschlagszahlungen durchsetzen“ durch diese Aktion gelernt. Allerdings zeigte sich bereits im Nachgang dazu, dass einige Auftraggeber nur bereit sind, nach Teilleistungen Abschlagzahlungen zu akzeptieren. Aber auch das ist in jedem Falle schon besser, als das gesamte Projekt vorfinanzieren zu müssen.
    Und für die Zahlungsausfälle ist es in der Tat, wie Sie (hoffentlich nicht aus allzu häufiger leidvoller Erfahrung) geschrieben haben, auch die bessere Variante, weil man im Zweifel nur vor dem Verlust einer Teilleistung steht.
    Mir ging es bei der Schilderung des Falles vor allem darum, dass die Liquiditätsproblematik bei der Angebotserstellung nicht ausreichend berücksichtigt worden war.

    Viele Grüße

    Michael Häfelinger

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