Um dem Corona-Virus zu begegnen, müssen und wollen Mitarbeitende zum eigenen Gesundheitsschutz oder zur Betreuung der Kinder zu Hause bleiben. Um gleichzeitig arbeiten zu können, wird in vielen Unternehmen die Möglichkeit zum „Home-Office“ gegeben oder ausgeweitet. Viele Unternehmen haben aber mit dieser Form der Zusammenarbeit gar keine oder nicht in dem großen Stil erforderlich Erfahrung.

Wie kann es gehen? Hier einige Tipps, wie die Zusammenarbeit aus der Ferne gelingen kann.

1. Gehen Sie voran
2. Glauben Sie daran, dass es geht
3. Investieren Sie: schaffen Sie Infrastruktur und Wissen
4. Führen Sie Ihre Mitarbeitenden I: Klare Aufgaben
5. Führen Sie Ihre Mitarbeitenden II: Menschliche Nähe
6. Führen Sie Ihre Mitarbeitenden III: Strukturen vereinbaren
7. Üben Sie sich in Geduld

1.  Gehen Sie voran

In den Zeiten der Unsicherheit wird von Ihnen mehr denn je Führung erwartet. Wie machen Sie das Unternehmen – und damit die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden – zukunftsfest? Entwickeln Sie einen Plan, wie Sie durch die Krise kommen wollen – mit verschiedenen Szenarien des Krisenverlaufs. Kommunizieren Sie diesen und zeigen Sie, was Mitarbeitende beitragen können und wie die Zusammenarbeit aus der Ferne in einem so genannten „Remote Team“ funktionieren kann.

2.  Glauben Sie daran, dass es geht

Warum sollten Sie von dem Glauben abrücken, dass Remote-Arbeit nicht oder nicht so gut geht?

• Erstens: Andere Unternehmen schaffen das auch.
• Zweitens: Sie haben gar keine Wahl.
• Drittens: Das könnte für die Zukunft interessante Perspektiven eröffnen.

Natürlich kann und soll die Telearbeit nicht die reale Zusammenarbeit ersetzen – aber sie soll die Handlungsoptionen erweitern. Sehen Sie die Krise als Chance, dies einmal konsequent für sich zu testen.

3.  Investieren Sie: schaffen Sie Infrastruktur und Wissen

Ergreifen Sie diese Chance. Richtig. Dazu gehört, nicht an Geld für Software (ist meist gar nicht so viel) und an Zeit zu sparen, um sich vernünftige Strukturen zu schaffen.

Wichtig dabei: Wer weiß was? Wer kann Support leisten? Fragen Sie im Team nach, wer welche Erfahrungen mit welchem Tool hat. Oder wer jemanden hat, den er zu welchem Tool fragen kann. Sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass alle Teammitglieder durch eine möglicherweise erforderliche Installation/Anmeldung geführt werden und eine vernünftige Einführung in die Nutzung erhalten.

Folgende Funktionen sind aus meiner Sicht unerlässlich.

• Zugriff auf Firmen-Mails. Auf die Mails kann meist unproblematisch zugegriffen (über IMAP) werden. Aber den Zugriff einzurichten, verlangt ein bisschen technischen Sachverstand.
• Zugriff auf die Firmenkontakte. Das sind sensible Daten. Deshalb ist jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt, um ein CRM (Customer Relation Management) mit Web-Schnittstelle einzuführen. Und mal über die Pflege von Kontaktverläufen („contact histories“) nachzudenken. Viel Erfahrung mit Adressverwaltung hat bspw. das Adressverwaltungs-Urgestein Cobra, bei dem auch eine webbasierte Lösung angeboten wird (das ist aber eher die große Lösung).
• Zugriff auf die Dokumente. Checken Sie hierbei Ihre Datenschutz-Erfordernisse. Ist ein VPN (Virtual Private Network) erforderlich? Oder reicht eigentlich ein Cloud-Speicher? Auch hier gilt: Legen Sie Ihre Daten nicht einfach in die Cloud, achten Sie auf Verschlüsselung. Wir nutzen bspw. BoxCryptor, um die Daten zu verschlüsseln, bevor sie in der Cloud landen.
• Wichtig hierbei: Verfügen die Mitarbeitenden im Home-Office über die erforderliche Software, um die Dokumente bearbeiten zu können? Typische Office-Anwendungen sind in der Regel kein Problem, aber spezielle Programme sind oft teuer und nicht selbstverständlich vorhanden. Und Unterschiede im Betriebssystem und den dazugehörigen Anwendungen gibt es auch noch… Lösungen können Lizenzpakete oder Cloud Computing sein, bei dem die Anwendung im Netz läuft (z.B. Office 365 von Microsoft).
• Kommunikationstools:
  • Hier nutzen wir mit Kunden häufig Skype, weil das vielen vertraut ist. Alternativ nutzen wir Webex von Cisco. Empfohlen wurde uns auch gotomeeting.com oder zoom.
  • Telefonkonferenzen: Im Netz gibt es verschiedene Möglichkeiten, Telefonkonferenzen einzurichten. Wir nutzen den Service von meebl.de.
  • Interne schriftliche Kommunikation: Mails – oder doch mal einen Messenger erproben? Viele Unternehmen nutzen zurzeit Slack.
• Aufgabenmanagement: Wie komplex muss es sein: Reicht Microsoft To Do oder soll es etwas mehr sein. Erproben Sie Trello oder wie wir UnternehmerCoaches MeisterTask. Wenn’s richtiges Projekt­management sein soll, bieten sich z.B. Openproject oder Asana an.
• Mit Collaboration Tools können Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Microsoft hat für ein halbes Jahr das Paket „Teams“ freigeschaltet, auch über GoogleDocs können Sie Dokumente gemeinsam bearbeiten. Aber Vorsicht: Für Google & Co. ist Datenschutz ein Fremdwort. Bezahllösungen bieten meist erheblich höhere Datensicherheit.

Dabei kann es hilfreich sein, Infrastruktur ins Home Office zu verlagern, statt die Kollegen mit dem eigenen Equipment rumwerkeln zu lassen. Gerade bei Computern ist das „Bring your own device“ (BYOD) technisch und datenschutztechnisch häufig viel schwieriger und azfwändiger, als den voll eingerichteten Rechner zu Hause „einzustöpseln“. Außerdem vermeidet das Nutzungskonkurrenzen im Home Office, wenn zwei Personen von zu Hause arbeiten sollen, aber nur ein Rechner zur Verfügung steht.

4.  Führen Sie Ihre Mitarbeitenden I: Klare Aufgaben

Ein zentraler Punkt der Führung ist Klarheit bei den Aufgaben. Deshalb:

• Leiten Sie aus dem Krisenplan bewältigbare Aufgaben ab.
• Klären Sie die Prioritäten – am besten gemeinsam. Und streichen Sie nicht zwingend erforderliche Aufgaben.
• Verteilen Sie abgeleiteten Aufgaben nach Fähigkeiten und Ressourcen.
• Vereinbaren Sie regelmäßige Feedbacks z.B. im Rahmen eines virtuellen „Daily Scrum“ – jeden Tag eine 15-minütige Konferenz mit allen Team-Mitgliedern, was vom Anstehenden bereits erledigt werden konnte und was nun ansteht.
• Stellen Sie alle erforderlichen Ressourcen zur Aufgabenerfüllung bereit – aber denken Sie auch an praktische Entlastung der Mitarbeitenden. Wie sollen bspw. Transporte von und zu den Mitarbeitenden organisiert werden? Kann ein solcher Transportdienst die Mitarbeitenden auch bei privaten Dingen entlasten?
• Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden zu eigenverantwortlichem Handeln. Geben Sie bspw. einen Budgetrahmen für Einkäufe von Material & Co.

5.  Führen Sie Ihre Mitarbeitenden II: Menschliche Nähe

Remote und menschliche Nähe? Aber natürlich!

Es geht wie immer um Wertschätzung. Zeigen Sie, dass die Mitarbeitenden gebraucht werden. Aber es geht nicht nur um die Erledigung von Aufgaben.

Teams sind soziale Systeme, in denen es um Solidarität und Zugewandtheit geht. Deshalb: Fragen Sie regelmäßig nach, wie es den Mitarbeitenden geht. Ermuntern Sie sie, sich über den Umgang mit der Krise auszutauschen. Machen Sie dies zum Inhalt Ihrer virtuellen Treffen.

Sorgen Sie für ein „Musketier-Gefühl“ im Team: „Einer für alle, Alle für einen“.

6.  Führen Sie Ihre Mitarbeitenden III: Strukturen vereinbaren

Vereinbaren Sie mit den Mitarbeitenden Tages-Strukturen und Kommunikationsregeln. Klären Sie dabei die Erwartungen und Wünsche im Team.

Klären Sie z.B. folgende Fragen:

• Wie schnell wird worauf eine Antwort erwartet?
• Wie kennzeichnen wir Wichtiges?
• Wie klären wir Prioritäten?
• Welche Pausen machen wir klugerweise (z.B. auch um Einkäufe zu erledigen)?
• Ist in der Firmenkommunikation alles nur Arbeit oder dürfen private Probleme oder Aufheiterungen da auch rein (wir empfehlen ein „Ja, in Grenzen“)
• Wer kann wen bei was vertreten, wenn jemand ausfallen sollte?

7.  Üben Sie sich in Geduld

Natürlich wird nicht alles gleich wie am Schnürchen laufen. Üben Sie sich in Geduld – das muss erst alles anlaufen. Vergessen Sie nicht: Es ist ein Investment!

Entwickeln Sie eine Fehlertoleranz – und einen Fehlerkultur, um daraus zu lernen. Ermutigen Sie sich und Ihre Mitarbeitenden über die Dinge zu sprechen, die nicht gut laufen – technisch, in der Zusammenarbeit, persönlich.