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Der persönliche Konjunkturindex – das Auftragsbuch

Donnerstag, den 23. Oktober 2008 von Michael Häfelinger
Kategorie: Controlling, Führung

Kennen Sie den Einkaufsmanager-Index? Dabei werden rund 500 Einkaufsleiter und Geschäftsführer danach gefragt, ob sich die Auftragslage gegenüber dem Vormonat verbessert habe, verschlechtert habe oder gleich geblieben sei. Das Ergebnis der Befragung dient als Frühindikator der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung.

Und wenn das durchführende Institut NTC Research nun bei Ihnen anruft, können Sie die Frage fundiert beantworten? Ich möchte Ihnen heute ein ganz einfaches Tool vorstellen, mit dem Sie sich einen ersten Überblick über Ihre Situation verschaffen können.

„Wie ist Ihre Auftragslage?“ gehört zu den ersten Fragen, die ich meinen Kunden im Coaching stelle. Meist bekomme dann eine sehr pauschale Antwort wie „gut“, „ordentlich“ oder „könnte besser sein“. Für das Erstgespräch mag eine solche Auskunft genügen, für die Unternehmensplanung sicherlich nicht.

Das Problem ist oft, dass die Zahlen aus der Buchhaltung zwar für die Steuer aufbereitet werden, aber nicht im Sinne einer Kosten- und Leistungsrechnung für die Unternehmensplanung genutzt werden. Gerade bei Dienstleistern ist es häufig so, dass eine Leistung erst erbracht, dann eine Rechnung gestellt und diese gerne mal auch länger als vier Wochen später bezahlt wird. Wenn nun die steuerlich relevanten Zahlungsströme betrachtet werden, fallen die Kosten der Leistungserstellung und die dazugehörigen Erlöse zeitlich auseinander. Die „guten Monate“ sind diejenigen nach der vielen Arbeit. Oder anders herum: Wenn Sie in diesem Jahr zwar viel zu tun haben, aber die Rechnungen dafür erst nächstes Jahr stellen können, weist die Steuererklärung ein schlechtes Jahr aus. Das Problem wird in der Wirtschaftswissenschaft unter dem Schlagwort „periodengerechte Zuordnung“ thematisiert. Es betrifft vor allem diejenigen, die einer Ist-Versteuerung unterliegen – also die Ermittlung des Unternehmensgewinns nach den tatsächlichen Zahlungseingängen – versteuert werden. Aber auch die Soll-Versteuerung – die Ermittlung des Unternehmensgewinns auf der Basis der eingegangenen und gestellten Rechnungslegung – bildet den zeitlichen Zusammenhang nur unzureichend ab.

Wie kann sich der Unternehmensplaner behelfen? Sie führen ein Auftragsbuch. Damit ist nicht ein in Schweinsleder gebundenes und mit Tinte sorgfältig ausgefülltes Papierwerk gemeint. Ein einfaches Auftragsbuch kann wie folgende Tabelle geführt werden.Die Zahlenseite des Auftragsbuchs

In den ersten Spalten werden die Aufträge mit Volumen und Laufzeit erfasst. Wenn vereinfachend angenommen werden kann, dass sich die Leistungserbringung gleichmäßig auf die Laufzeit verteilt, werden die Erlöse mit einem entsprechenden Anteil den jeweiligen Monaten zugeordnet. Die Summe über die Monate spiegelt dann schon relativ realistisch Ihre Auftragslage wider.

Die Grafik zu den Auftragsdaten

Diese lässt sich auch als Grafik veranschaulichen. In der Grafik ist die aktuelle Auftragslage gelb unterlegt. Die Zahlen links davon sind die Ist-Zahlen der Vergangenheit, die Zahlen rechts davon sind die Soll-Zahlen der sicheren Aufträge in der Zukunft. Auf einen Blick sieht unser Beispielunternehmer, dass schon heute seine Auftragslage bis April 2009 über dem Niveau von Juli 2008 liegt. Auch wenn die Aufträge noch laufen und die Kasse noch nicht klingelt, wird er doch einiges beruhigter schlafen, als er dies nach dem Blick auf den Kontostand vielleicht täte.

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