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Die elektronische Rechnung

Montag, den 13. Juni 2011 von Harald v. Trotha
Kategorie: Controlling, Finanzierung, Gründung, Nützliches

Vor kurzem war ich bei einer sehr interessanten Veranstaltung der Handwerkskammer Berlin zum Thema „Elektronische Rechnungsabwicklung„. Wir alle kennen dieses Thema bereits, denn wer z.B. über Ebay einkauft, erhält in aller Regel die Rechnung per pdf-Datei. Aber vorsicht, dies reicht im Geschäftsverkehr nicht aus! Daher hier einige wichtige Hinweise aus der o.g. Veranstaltung .

Über die Vor- und Nachteile der elektronischen Geschäftsabwicklung will ich heute nicht diskutieren, dies wird an anderer Stelle Platz finden. Auch die formalen Anforderungen an Rechnungen sollen hier nicht weiter interessieren, dazu kann man Vieles im Netz finden, auch z.B. in unserem Blog hier.  Wichtig  ist jedoch der Hinweis, daß diese natürlich auch für elektronische Rechnungen gelten.

Es gilt 5  wichtige Regeln einzuhalten:

1. Einverständnis erforderlich:

Das Einverständnis (auch stillschweigend!)  zum Empfang einer elektronischen Rechnung ist erforderlich, man hat grundsätzlich Anspruch auf eine „richtige“ Rechnung.

2. Umsatzsteuer  und Vorsteuerabzug:

Zur Geltendmachung der Umsatzsteuer als Vorsteuer müssen zusätzlich die Echtheit der Herkunft (Absender) und die Unversehrtheit des Inhaltes geprüft werden.  Wichtig ist, daß diese Überprüfung bereits bei der Anmeldung zur Vorsteuer erfolgt und dokumentiert wird! Eine herkömmliche Rechnung per Mail und pdf-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht!

3. Echtheit und Unversehrtheit

Die qualifizierte elektronische Signatur ist in der Lage, beide Kriterien ab zu sichern. Dabei wird die pdf-Rechnung mit einer Signaturdatei verknüpft. Mit dem öffnen dieser Signaturdatei wird in einer öffentlichen Signaturdatenbank die Echtheit und Unversehrtheit der Datei/Rechnung überprüft und mit einem Prüfprotokoll dokumentiert. Dieses Protokoll muß mit der jeweiligen Ausgangs- oder Eingangsrechnung und dem jeweiligen Signaturschlüssel gemeinsam archiviert werden. Nur dann ist die Rechnung steuerlich vollständig und anzuerkennen!

4. EDI electronic data interchange

Die gleiche Sicherheit kann mit dem EDI Verfahren, einem vollständig kontrollierten Übertragungsverfahren  zwischen zwei Partnern, hergestellt werden. Dies erfolgt häufig z.B. bei festen Lieferketten und dauerhaftem Rechnungsaustausch.

5. Fax Übertragung

Eine ordentliche Rechnung darf von Standard-Fax zu Standard-Fax übermittelt werden, dann ist der Ausdruck ausreichend! Ein Fax vom/zum PC ist jedoch offensichtlich nicht gültig (?)

Ab 1. Juli 2011 wird das steuerliche Verfahren „gelockert“ (?). Als Maßnahme zum Bürokratieabbau wird zukünftig das technische Verfahren zur Verifizierung der Rechnung frei gegeben, dann kann man auch darüber noch streiten.

Zum Abschluß noch der Hinweis, daß man mit dem Versand und Empfang elektonischer Rechnungen auch Dienstleister beauftragen kann, die die genannte Abwicklung übernehmen.

Berlin / Brandenburg, den 13. Juni 2011

Kommentare

  • Ist es nicht auch noch so, dass ich nach dem Prüfen der Rechnung sicherstellen muss, dass diese nicht verändert wurde? Nach dem was ich bisher gehört habe, ist dazu ein Dokumenten Management System notwendig.

    http://www.erpmanager.de/magazin/artikel_1545_online_rechungen_part1.html

    In der Realität ist es leider so, dass man oft nur eine digital Rechnung erhält und auf Nachfrage sogar noch darauf verwiesen wird, Windows installieren zu müssen, um diese zu prüfen.

  • Harald v. trotha

    Hallo Herr Yusef,
    vielen Dank für diesen wichtigen Hinweis und den hilfreichen Link. Der Teufel steckt wie so oft mal wieder im Detail.

    Besten Dank,
    Ihr Harald v. Trotha

  • Mich würde sehr interessieren wie andere diese Anforderungen erfüllen. Ein DMS (Dokumenten Management System) ist für einen Gründer oder Freiberufler meist keine Option. Was sagen Ihre Steuerberater dazu?

  • Hallo Herr Yusef,
    vielen Dank für Ihren Beitrag, ich werde gerne mal unsere Partner anfragen.

    Ihr Harald v. Trotha

  • S. Scheuer

    Wie ich dem folgenden Artikel entnehme, hat sich für die oben genannte Neuregelung eine nicht unerhebliche Verzögerung ergeben:
    http://www.perspektive-mittelstand.de/Steuervereinfachungsgesetz-Elektronische-Rechnung-ausgebremst/management-wissen/4195.html

    Darauf sollte vielleicht hingewiesen werden, bevor noch der ein oder andere Unternehmer unwissentlich mit wilder Rechnungsstellung per Mail beginnt.

    Was ist hinsichtlich der Regelung Ihre Einschätzung zu internationalen e-Rechnungs Tools wie ttp://www.freshbooks.com oder http://tradeshift.com/de/ ?

    Vielen Dank und viele Grüße

  • Hallo, Herr Scheuer,

    vielen Dank für den Hinweis und die Ergänzungen. Unter Fachleuten ist es höchst umstritten, ob die Neuregelung tatsächlich zu einer „Vereinfachung“ führt. Die neuen steuerrechtliche Spielräume (das „geeignete“ Verfahren ist zukünftig weiter gesteckt) führen zu Rechtsunsicherheit, wor derzeit Rechtssicherheit besteht!

    Zur Tradershift u.ä. habe ich keine praktische Erfahrung. Ich sehe jedoch die Durchführung der gesamten Fakturierung und Zahlungsüberwachung durch einen externen Dienstleister durchaus kritisch, geht es doch um die „intimsten“ Daten eines Unternehmens! Für Kleinunternehmen mit täglich wenigen Einzelrechnungen dürfte es auch wirtschaftlich uninteressant sein!

    Haben Sie den praktische Erfahrungen über die Sie hier vielleicht in einem Blogbeitrag berichten möchten?

    Besten Dank und schöne Grüße,
    Ihr Harald v. Trotha

  • Herzlichen Dank für diesen Beitrag. Man ist immer wieder verunsichert, was nun zu akzeptieren ist, und was nicht.
    Mich würde mal interessieren, was für Konsequenzen z.B. für Ebay folgen müssten, da die Rechnung elektronisch verschickt wird.

  • Harald v. Trotha

    Hallo Helen,

    Dies ist ebenfalls ein wichtiger Hinweis! Ich akzeptiere geschäftlich keine Mail- Rechnungen mehr (auch z.b. Handy), und lasse mir immer eine „steuerlich korrekte Rechnung“ zuschicken, auch wenn es Gebühr kostet.

    Ihr Harald v. Trotha

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