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"UnternehmerCoaches
Häfelinger, von Trotha
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Immer wieder beobachte ich bei meinen Kunden ein allseits bekanntes Phänomen: gesteckte Ziele konnten nicht erreicht werden, notwendige Aufgaben sind noch (immer) nicht erledigt. Manches müsste man mal endlich tun, anderes wollte man schon immer mal erledigen. Eine bekannte Ursache dafür ist, dass wir uns in aller Regel zu viel vornehmen und die geplanten Schritte nicht klein genug halten. Eine andere Beobachtung, die ich immer wieder mache, ist das organisatorische Problem der mangelnden Selbstbestimmung.

Selbstbestimmtes Arbeiten bedeutet, die Prioritäten von Aufgaben und Arbeitsschritten klar zu bestimmen und gegen Fremdeinflüsse und -interessen zu verteidigen. Nur so können die eigenen Ziele und vor allem Termine erreicht werden. Dies erfordert Organisation, die jeder auch aus dem Privatleben kennt, denn organisatorische Schritte und Regeln werden ausdrücklich zur gemeinsamen Zielerreichung geschaffen. Hier also ein paar Grundtipps:

  1. Der Kunde ist nicht zu jeder Tageszeit König! Schaffen Sie Zeiten, in denen Sie für den Kunden da sind und Zeiten, in denen Sie für Kunden nicht erreichbar sind!
  2. Ein Kunde muss nicht immer mit dem Chef persönlich sprechen und verhandeln: schaffen Sie Regeln und Kompetenzen, so dass die Mitarbeiter Alltagsfragen selbst entscheiden können; Chefsachen sollten – schon aus Imagegründen – länger dauern.
  3. Schaffen Sie sich einen eigenen Arbeitsplatz, der nicht im Zentrum des Geschäftes liegt!
  4. „Wir rufen zurück!“: Führen Sie eine Rückrufliste, die Sie ernst nehmen und gewissenhaft bearbeiten. Ich persönlich z.B. bitte niemanden, später wieder anzurufen. Ich rufe immer selbst zurück, dann, wenn es mir gut passt und ich Zeit dazu habe.
  5. Bearbeiten Sie Mails erst, wenn Sie sich dafür Zeit nehmen. Fragen und Anregungen, die primär den Interessen anderer dienen, können auch mal ein paar Tage liegen bleiben. Ich persönlich sammele solche Mails und beantworte diese i.d.R. alle zwei Tage.
  6. Wiederkehrende Arbeitsgänge (z.B. Zahlungsverkehr, Belege sortieren, Angebote schreiben, Rechnungen schreiben) können auf wenige Tage in der Woche konzentriert werden. Probieren Sie es doch mal aus, den Zahlungsverkehr nur einmal wöchentlich zu erledigen (und dennoch Skonto zu ziehen). Die „Großen“ arbeiten alle so.
  7. Schaffen Sie klare Regeln der internen Kommunikation: Übliche Fragen werde in regelmäßigen Besprechungen geklärt, so dass alle die Antworten mitbekommen. Beenden Sie diese Meetings mit der Frage: „Gibt es noch offene Punkte oder Fragen?“ Dann können Sie später situativ entscheiden, ob eine Frage in die nächste Fragerunde vertagt wird. Als Chef müssen Sie für Fragen der Mitarbeiter nicht ständig zur Verfügung stehen.

Mit diesen und ähnlichen organisatorischen Mitteln schaffen Sie Raum für selbstbestimmtes Arbeiten. Sie entscheiden darüber, was jetzt wichtig ist und erledigt werden soll. Sie gewinnen den Kampf um die Prioritäten und haben Ihre Ziele im Blick. Dazu abschließend noch der fast banale Hinweis darauf, dass es Ihren Mitarbeitern mit großer Wahrscheinlichkeit genau so ergeht. Auch sie sind froh, wenn sie vom Chef nicht unterbrochen werden und sich auf organisatorische Regeln verlassen können.

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