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Hintergrundinformationen zur BMWi-Zeiterfassung

Donnerstag, den 19. November 2009 von Michael Häfelinger
Kategorie: Nützliches, Organisation, Personal

Im Beitrag vom 9. Oktober 2008 habe ich die (kostenlose)  BMWi-Zeiterfassung als einfaches Werkzeug zur personen-, projekt- und arbeitsschrittbezogenen Erfassung der Arbeitszeiten empfohlen. Offensichtlich haben einige unserer Leser das Programm ausprobiert, denn es gab einige Rückfragen, die ich mit dem Hersteller geklärt habe  und die ich nun gebündelt widergeben möchte.

  • Datensicherheit

Die größte Sorge bereitet offensichtlich – vielleicht auch vor dem Hintergrund der jüngsten Datenskandale – die Datensicherheit. Wer das Programm verwendet und seine eigene Festplatte untersucht, wird feststellen, dass die Daten nicht lokal abgelegt werden. Die Daten landen auf dem Server der Firma A2C-Software (also nicht im Ministerium), die die Anwendung programmiert hat. Der Vorteil durch die Online-Anmeldung liegt darin, dass die Daten auch außerhalb des Firmennetzwerks aus erfasst werden können – also beispielsweise von zu Hause aus. Nach Auskunft von Herrn Klünder von A2C war es dieser Vorteil, der Auftraggeber und Hersteller dazu bewog, eine Version für den Online-Zugriff zu erstellen und als Server den entsprechenden Datenplatz einzuräumen. Wie er mir zudem versicherte, sind die Server durch Verschlüsselungen geschützt, die höchsten Ansprüchen genügen. Eine alternative Version, die die Daten lokal speichert, sei allerdings nicht vorgesehen.

  • Weiterverarbeitung

Der zweite häufig angefragte Punkt betraf die Möglichkeiten, die Daten weiterverarbeiten zu können. Wer seine Daten auslesen und lokal speichern möchte, ist dazu gezwungen,  die jeweilige Auswertung über den Export als so genannte „komma-separierte Liste“ (Datei-Endung .CSV) zu speichern. In einem solchen Datenformat werden die einzelnen Datensätze jeweils in einer Zeile geschrieben, in der die jeweiligen Daten-Felder hintereinander weg mit Kommata getrennt sind. Dieses Format ist so etwas wie ein Minimalstandard für Datenbanken, der von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen auch verstanden wird.

  • Kompatibilität

Hier setzt die dritte häufige Nachfrage an, die die Kompatibilität der exportierten Dateien betrifft: Auch wenn der Name „komma-separierte Liste“ es nahelegt, hat sich allerdings allgemein als Separator der Strichpunkt „;“ durchgesetzt. So erwartet bspw. Excel diesen als Trennzeichen, um die Datenfelder den Tabellenspalten zuzuordnen. Ohne weiteren Konvertierungsschritt Schritt schreibt Excel alle Datenfelder in die erste Spalte. Als „Work-Around“ (Umgehungs-Trick) hilft, die CSV-Datei mit einem Texteditor (das kann auch eine Textverarbeitung sein) zu öffnen, und alle Kommata durch Strichpunkte ersetzen zu lassen. Um sicher zu gehen, dass keine Kommata in den Feldern ausgetauscht werden sollte der Befehl lauten: ersetze „,“ durch „;“ (mit Anführungszeichen!). Besser ist das bei OpenOffice Calc gelöst, das den Separator vorher abfragt.

Übrigens: Die zum Programm gehörige Seite ist http://www.softwarepaket.de/. Dort steht im Menü unter „Das Portal“ die BMWi-Zeiterfassung. Der direkte Downloadlink müsste danach sein:  http://www.softwarepaket.de/9.3/zeiterfassung/656,0,0,1,0.html.

Viel Erfolg damit!

Kommentare

  • Hallo,

    zu dem Punkt Kompatibilität hätte ich eine Anmerkung:
    das Trennzeichen kann man (beispielsweise bei Excel 2007) mittels des Textkonvertierungs-Assistenten einstellen.

    Viele Grüße,
    Andre

  • Maria

    Im letzten Jahr erhielt ich vom BMWi eine Email, dass das kostenlose Angebot „BMWi-Zeiterfassung“ zum 31.3.2012 eingestellt wird und ich meine Daten sichern solle. Was ist denn da dran?
    Und falls das wirklich eingestellt wird, gibt es eine vergleichbare Alternative?

    Herzlich, Maria

  • Hallo Maria,

    auf den Seiten des BMWi konnte ich keinen Hinweis darauf entdecken. Wenn Sie mir die Mail weiterleiten, dann würde ich anfragen (oder Sie haken selbst nach).
    Eine gute kostenfreie Alternative habe ich (noch) nicht, und würde hier entsprechende Empfehlungen gerne entgegennehmen und prüfen. Ich habe wegen gezielterer Auswertungen meine eigene Excel-Auswertung entwickelt.

    Viele Grüße

    Michael Häfelinger

  • Monika

    Guten Morgen,

    so eine Mail des BMWi haben wir auch erhalten. Seither suche ich auch nach einer Alternative oder einem vergleichbaren Tool (auch kostenpflichtig) – erfolglos.
    Haben Sie einen Tipp für ein ähnliches Zeiterfassungs- und Urlaubsverwaltungstool?

    Die Mail des BMWi ist eine no.reply-Variante und ich habe weder über das BMWi noch über das Support Unternehmen A2C Software bisher brauchbare Informationen erhalten.

    Vielen Dank im Voraus

    Viele Grüße, Monika

  • Hallo Monika,

    was als Alternative zum BMWi-Programm als Erfassungstool von Projekt und Aktivität in Frage kommen könnte, ist das Programm TimePanic (http://www.timepanic.com/german/indexde.html). Ist aber nicht gerade preisgünstig und muss für jede Person offensichtlich einzeln angeschafft und betrieben werden. Eine Auswertung über die Personen hinweg (v.a bei uneinheitlicher Bezeichnung von Projekten etc.) scheint händisch zu erfolgen und wäre damit sehr viel Aufwand.
    Bessere Vorschläge werden sehr gern entgegen genommen.

    Viele Grüße

    Michael Häfelinger

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