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Stellenbeschreibung

Montag, den 30. November 2009 von Sonia Flöckemeier
Kategorie: Führung, Organisation, Personal

Thema eines meiner letzten Coachings war die Stellenbeschreibung.

In vielen Unternehmen, die klein angefangen haben und dann gewachsen sind, bleiben die Organisationsstrukturen die Gleichen, obwohl sich das Unternehmen als Ganzes verändert hat. Jeder macht so ein bisschen alles, und viel Zeit wird damit verplempert, dass sich die Verantwortlichen untereinander absprechen, auf den gleichen Stand bringen und gegenseitig über Abläufe informieren müssen.

Eine neue Organisationsstruktur muss her. Leichter gesagt als getan.

Das Personal ist orientierungslos und der oder die Unternehmer haben Schwierigkeiten, sich selbst zu disziplinieren und Verantwortung abzugeben.

In meinem speziellen Fall geht es vor allem um zwei Probleme: Die Unternehmer können nicht mehr wie bisher alles selbst machen: eine zusätzliche Hierarchieebene muss etabliert werden.

Und es müssen klare Stellenbeschreibungen her, um die jeweiligen Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter klar einzugrenzen und Verantwortlichkeiten zu definieren.

Was ist denn eigentlich eine Stellenbeschreibung? Und: ist dieses Instrument nicht viel zu formalistisch?

Den formalistischen Charakter können Sie nicht verhindern, weil eben ein Formular verwendet und ausgefüllt werden muss. Mancher kritisiert die Stellenbeschreibung als zu starr, behindere man damit doch Flexibilität und Innovation und lähme den Arbeitsprozess.

Ja, Stellenbeschreibungen können diese Wirkung haben.

Sie können sie aber auch anders behandeln. Sie sind nämlich kein Selbstzweck. Richtig angewendet dienen sie eher als Impulsgeber für Organisation, Kommunikation, Transparenz von Beziehungen und Zielen. Sowie der sachlichen Auseinandersetzung über Verbesserungen.

Insofern haben Stellenbeschreibungen auch ein dynamisches Element, denn sie regen zur Auseinandersetzung an.

Die besten Ideen für eine Verbesserung der Arbeit, deren Bedingungen und Abläufe sind bei den betroffenen Mitarbeitern vorhanden; es gilt also, diese praktische Intelligenz zu nutzen. Insofern ist die Einführung und Änderung von Stellenbeschreibungen für einen Restrukturierungs- und Veränderungsprozess Impulsgeber und gleichzeitig Prozessbegleiter.

Und wie sieht das in der Praxis aus?

Die Stellenbeschreibung muss von den Mitarbeitern akzeptiert werden und es gilt, Ängste bei den Betroffenen abzubauen.

Sie muss den Anforderungen an ein flexibles Arbeitsmittel erfüllen. Umfang und Inhalt sollten auf das Wichtigste begrenzt werden: keine detaillierte Arbeitsdurchführungsbeschreibung, sondern mehr Instrument zur Gestaltung und Wiedergabe von ganzen Arbeitssystemen. Dann erreichen Sie eine Anreicherung der Arbeit und einen vielseitigen Einsatz Ihrer Mitarbeiter.

Konkret verlangt eine Stellenbeschreibung folgende Angaben:

Stellenbezeichnung

Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten

Stellenbezeichnung der direkt unterstellten Mitarbeiter

Stellenbezeichnung des Vertreters und der zu vertretenden Stelle

Beschreibung der Tätigkeiten, die der Stelleninhaber auszuführen hat

Wiedergabe der Kompetenzen, die damit verbunden sind

Zusätzlich kann die Stellenbeschreibung beinhalten:

Ziel der Stelle

Rang der Stelle

Führungsspanne (direkt und indirekt unterstellte Mitarbeiter nach Anzahl und Funktion)

Fachliche Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung

Einzelaufträge oder Sonderaufgaben

Technisch-organisatorische Angaben

Informationspflichten gegenüber anderen Stelleninhabern

Mitarbeit in bestimmten Gremien

Die große Schwierigkeit besteht darin, einerseits die Balance zwischen dem Bedürfnis nach einer sehr detallierten Bestandsaufnahme der Arbeit und dem Anspruch an eine global gefasste Darstellung andererseits, die nicht bereits bei einer kleinen Änderung des Arbeitsablaufs geändert werden muss, zu finden.

Aus einem anderen Grund ist es auch noch sinnvoll, kurze Stellenbeschreibungen zu entwerfen. Zusätzlich  gilt das Pareto-Prinzip:

20 % der Aufgaben einer Stelle decken 80 % der Leistung ab. Es kommt also darauf an, diese 20 % zu formulieren. Die verbleibenden 80 %, die nur 20 % der Leistung ausmachen, müssen sich aus Regelungen und dem Führungssystem an sich ergeben. So steht in der Stellenbeschreibung einer Buchhalterin nicht, dass Sie verantwortlich für die ordentliche Ablage der Belege ist. Das ergibt sich aus der Organisationspflicht einer Buchhalterin selbstverständlich und würde die Stellenbeschreibung nur künstlich aufblähen.

Dennoch: Die Gratwanderung zwischen „möglichst detailliert“ und „nur nicht zu formalistisch und ausführlich“ ist schwierig. Probieren Sie es aus!

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