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Prioritäten vergeben leicht gemacht

Donnerstag, den 26. August 2010 von Michael Häfelinger
Kategorie: Organisation, Selbst- und Zeitmanagement

Wie plane ich meine Zeit richtig? Auch hier im Blog gibt es mehrere Beiträge zum Thema. Gemeinsam ist den meisten Vorgehen, dass für die jeweilige Planung zunächst eine ToDo-Liste erstellt werden soll und dann Prioritäten vergeben werden müssen. Dann gilt es nur 60% des Tages zu verplanen, mit Alpha-Aufgaben zu beginnen und die Gammas in die Lücken zu stopfen. Die meisten Zeitplanungstools machen allerdings einen Bogen darum, wie ich eigentlich zu einer Priorisierung komme. In einem internen Workshop hat Inke Schulze-Seeger in einem anderen Zusammenhhang ein einfaches wie effektives Priorisierungs-Verfahren vorgestellt, das sich ganz hervorragend dazu eignet, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen.
Den meisten Planenenden fällt es noch vergleichsweise leicht, die einzelnen Schritte zu benennen, die im Rahmen einer größeren Aufgabe anstehen. Stressig wird es vor allem dann, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitige Schritte einfordern und damit das persönliche Zeitbudget durcheinander bringen. Wie nutze ich dann die Zeit bis zu den Fälligkeitsdaten am effektivsten? Was steht jetzt wirklich an? Meistens wissen es die Planenden intuitiv, tun sich aber mit einer klaren Festlegung für den Mooment schwer. Hier setzt nun das versprochene Verfahren an.

Ausgangspunkt bildet eine einfache ToDo-Liste der jeweils anstehenden Schritte. Folgendes Beispiel einer Veranstaltungsplanung soll der Veranschaulichung dienen.

Verteilerliste
– Personen zusammenstellen
– Adressen zusammenstellen
– Mailadressen zusammenstellen
Einladungen
– „save the date“
– entwerfen
– verschicken
Programm
– Themen festlegen
Begrüßung
– Sprecher anfragen
Key Note Speaker
– recherchieren
– anfragen
Abendprogramm
– recherchieren
– buchen

Wenn die Liste komplett ist, wird jeder Schritt gegen alle anderen geprüft. In jedem „Duell“ entscheidet sich der Planende, was er im Moment für vordringlicher hält. Der „Sieger“ bekommt als Siegerpunkt einen Strich (hier als I symbolisiert).
Im Beispiel wäre als erster Schritt „Personen zusammenstellen für die Verteilerliste“ mit allen anderen Aufgaben abzugleichen. Ein mögliches Ergebnis der ersten AUfagbe mit den anderen 11 könnte danach so aussehen:

Verteilerliste
– Personen zusammenstellen    IIIII III
– Adressen zusammenstellen
– Mailadressen zusammenstellen
Einladungen
– „save the date“
– entwerfen
– verschicken
Programm
– Themen festlegen    I
Begrüßung
– Sprecher anfragen
Key Note Speaker
– recherchieren        I
– anfragen        I
Abendprogramm
– recherchieren
– buchen

Das Personen zusammenstellen ging aus allen Duellen bis auf die Thematische Festlegung sowie die Recherche und Anfrage der Key Note Speaker immer als Sieger vom Platz. Nun folgt die Aufgage Adressen zussammenzustellen, danach die, die Mailadressen zusammenzustellen usw usf.

Am Ende könnte das Ergebnis wie folgt aussehen.

Verteilerliste
– Personen zusammenstellen    IIIII III (8)
– Adressen zusammenstellen    IIII (4)
– Mailadressen zusammenstellen     IIIII II (7)
Einladungen
– „save the date“    IIIII I    (6)
– entwerfen        III (3)
– verschicken        (0)
Programm
– Themen festlegen    IIIII IIIII I (11)
Begrüßung
– Sprecher anfragen    IIII (4)
Key Note Speaker
– recherchieren        IIIII IIII (9)
– anfragen        IIIII III (8)
Abendprogramm
– recherchieren        III (3)
– buchen        I (1)

Wird jetzt einfach gedrittelt, fallen die ersten vier Aufgaben in den Alpha-Bereich, die nächsten vier in den Beta-Bereich und die letzten vier schließlich in den Gamma-Bereich.
Danach wären für unsere Veranstaltung also im Moment vordringlich die Themen festzulegen, die Key Note Speaker zu recherchieren und anzufragen sowie die teilnehmenden Personen zusammenzustellen. Alles selbstverständlich? Wie gesagt, Sie wussten es ja auch schon vorher. Aber dass Sie sich jetzt noch nicht um die Gestaltung der Einladung kümmern müssen, birgt ja nun doch etwas Erleichterung, oder nicht?

Kommentare

  • Hallo herr Häfelinger,

    auf mich wirkt es etwas merkwürdig, dieses System zur Priorisierung von Aufgaben zu verwenden, die zusammenhängen. Der Übersichtlichkeit halber würde ich bei sowas eher dazu neigen, die Punkte der Reihe nach abzuarbeiten. Aber vieleicht ist es einfach nur ungewohnt.

    Grundsätzlich finde ich Ihr System aber sehr interessant und könnte mir gut vorgestellen, dass es zur Priorisierung von verschiedenen Projekten nützlich sein kein. Also a la: an welchem Projekt arbeite ich wann weiter?

    Das werde ich gleich heute mal ausprobieren!

    MfG
    Ansgar Offermanns

  • Hallo Herr Offermanns,

    auch ich fand dieses Verfahren zunächst ähnlich merkwürdig. Dann habe ich es ausprobiert – und zwar über verschidene Projekte hinweg – und fand das Ergebnis immer wieder überraschend gut.
    Aber lassen Sie uns doch an Ihren Erfahrungen teilhaben – gern auch kritisch, denn schließlich wollen wir uns ja verbessern.

    Viele Grüße

    Michael Häfelinger

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