Die Zukunft. Die große Unbekannte in der Unternehmensplanung. Vielen Unternehmern scheint die Planung von Umsatzzahlen im Rahmen eines Businessplans wie ein Blick in die Glaskugel. Dabei sind im Unternehmen meist schon Daten vorhanden, mit denen gerade die unmittelbare Zukunft sehr solide geplant werden kann. Dabei spielen Erwartungswerte eine zentrale Rolle.
Der Blick in die Zukunft ist die Grundlage der Unternehmensplanung. Dabei scheint sie häufig nichts Gutes zu verheißen. Selbst wer im heutigen Stand auf eine gute Auftragslage blickt, hat in einem halben Jahr keine Aufträge mehr und ist innerhalb eines Jahres insolvent. Dass dem nicht so ist, wissen die Unternehmer, tun sich aber dennoch schwer, die zu erwartenden Umsatzzahlen zu benennen.
Es gilt also, den Blick in die Zukunft realistisch zu gestalten. Dabei bietet es sich an, das im Unternehmen vorhandene Wissen um potenzielle Aufträge mit einzubeziehen. Zentrale Idee ist es, die Auftragsvolumina, die sich in Verhandlung befinden, in die Planung mit einzubeziehen. Dazu wird das Auftragsbuch, das ich hier vorgestellt habe, um einen Bereich mit den verhandelten Aufträgen erweitert. Für jeden dieser Aufträge wird die Realisationschance mit einer Zahl von 0-100% geschätzt. Das Auftragsvolumen – das im verhandelten Angebot ja festgehalten ist – wird mit der Realisationschance gewichtet. Damit wird als Produkt aus Auftragssumme mal Eintrittswahrscheinlichkeit der Erwartungswert des Auftrags ermittelt.

Dieser Wert wird analog zu den bereits bestehenden Aufträgen auf die zu erwartende Laufzeit verteilt. Damit steigen dann die zu erwartenden Umsätze in den Folgemonaten. Je mehr Aufträge in Verhandlung sind, desto höher der Beitrag der Erwartungswert.
Die Kunst besteht nun darin, die Realisierungschancen realistisch einzuschätzen. Eindeutig ist, dass die Realisierungschance vom Stand der Verhandlung abhängt. Ist das Angebot gerade raus? War es „einfach mal so eine Anfrage“ eines bisher unbekannten Anrufers oder war es ein konkretes Angebot für einen bestehenden Kunden. Oder sind die Verhandlungen bereits abgeschlossen und man wartet eigentlich nur auf den Eingang der schriftlichen Bestätigung? Hier gilt es, aus den Erfahrungen mit der Zeit ein entsprechendes Wissen zu generieren. Gewöhnen Sie sich an, den Verlauf Ihrer Angebote zu evaluieren: Zählen Sie, aus wie vielen Telefonanfragen, die mit einem Angebot beantwortet wurden, wirklich etwas wurde. 1 aus 20? Macht 5% Realisierungschance. Entsprechend die Frage: Wie viele sicher geglaubte Auftrge wurden in letzter Minute gestoppt? 1 von 10? Macht 90% Realisierungschance.

Je weiter der Auftrag in der Zukunft liegt, desto geringer sind die Wahrscheinlichkeiten. Dafür wird auch ein weiter in der Zukunft liegender Plaunungshorizont mit einbezogen.Es hat sich bewährt, alle vorhandenen Informationen mit einzubeziehen.

Eine weitere wesentliche Erfahrung, die mit diesem erweiterten Auftragsbuch gewonnen werden kann, ist die Erfahrung, wie gut die „Pipeline“ gefüllt sein muss, um von einer ausreichenden Auftragslage sprechen zu können. Doch das wird Thema eines nächsten Beitrags.